Pas op: 5 uitspraken die je zakelijk nooit moet zeggen!

Wekelijks coach ik verschillende mensen en met regelmaat hoor ik dat sommigen, met de beste intenties, bepaalde uitspraken doen op het werk waarvan ze later veel last hebben. Opmerkingen als: “Als het écht moet dan doe ik het wel” of “Jeetje, waarom gaan we het nu weer zo aanpakken?” zijn hier voorbeelden van. Deze opmerkingen worden vaak in het heetst van de strijd gemaakt, maar de gevolgen ervan kunnen veel groter zijn dan bedoeld. In dit blog deel ik dan ook 5 uitspraken die je zakelijk beter kunt vermijden.

Het bedoelde of onbedoelde effect van communicatie

Soms hebben mensen niet eens door dat ze een niet zo handige opmerking maken. Hierdoor zijn ze zich niet bewust van het effect ervan op anderen en hoe het kan overkomen. Nu wil ik niet zeggen dat je op elk woord moet letten, maar in deze blog wil ik je wel bewust maken van twee dingen:

1. De woordkeuze en de manier waarop je iets zegt zijn echt mega belangrijk. In deze blog zal ik je vertellen waar je op kunt letten. 
2. Je manier van communiceren heeft een effect op een anderen, of je dat nu wilt of niet. Hoe bewuster je hiermee aan de slag gaat, des te bewuster je weet welke uitspraken je beter kunt vermijden.  

Stemgebruik is ontzettend belangrijk

“Het is de toon die de muziek maakt” is een erg mooie uitspraak, maar wat bedoelen we er precies mee? Sterker nog, pas jij het ook bewust toe? De toon die de muziek maakt gaat over de manier waarop we iets zeggen. Ik zou dit eigenlijk nog een stukje kleiner willen maken: namelijk de woordkeuze die je gebruikt, maar ook de manier van spreken, oftewel, je stemgebruik. 

Wanneer je er onbedoeld iets sarcastisch uitflapt... tja, dan heeft dat zeker wel een effect. En wanneer je net even andere snaar raakt, omdat jij wat woorden met een behoorlijke overtuiging en negatieve lading uitspreekt, dan kan het zomaar zijn dat je als negatief overkomt, terwijl dat helemaal niet je intentie is. Denk hierbij aan woorden en uitspraken als “megaprobleem”, “uiterst vervelend”, “super vervelend”, “noodzakelijk” of “ontzettend lastig”. 

Eerst nadenken dan praten

Oh, vroeger zei ik ook best vaak dingen die niet heel handig waren. Ik kreeg dan ook met grote regelmaat te horen dat ik eerst moest nadenken voordat ik sprak. Uh... guilty! En nog steeds flap ik er zo nu en dan er iets uit waarvan ik direct zie of merk dat het niet het gewenste effect heeft. Ai!

Het verschil is dat ik me er nu superbewust van ben. Hierdoor kan ik tijdens het communiceren direct mijn uitspraak herformuleren als dat nodig is. Helaas zie ik dagelijks dat veel mensen deze reflectie niet toepassen. Misschien geldt dat ook wel voor jou?

Gedrevenheid kan ook tegen je werken

Deze week sprak ik een dame en zij ervaarde dat mensen niet goed naar haar luisteren. Ze voelde zich minder begrepen en het ergste vond ze dat ze als negatief werd ervaren. Terwijl ze juist wilde meedenken en de organisatie wilde waarschuwen. Misschien voel je hem al aankomen: vooral dat ‘waarschuwen’ zorgt ervoor dat ze vaak met negatieve woorden spreekt, wat een heel vertekend beeld geeft van wat ze eigenlijk wil bereiken. Ik kan me echt heel goed voorstellen dat je vanuit gedrevenheid en betrokkenheid opmerkingen maakt, maar wellicht krijg je dan ook, net als deze dame, te horen dat je altijd zo kritisch bent en niet openstaat voor verandering. 

Even voor de duidelijkheid: ik wil oprecht niet voorbijgaan aan de emotie die erachter zit en de goede intenties die iemand heeft. Want het feit dat iemand zich uitspreekt, zegt zeker ook iets over de betrokkenheid van de persoon.

Echter merk ik vaak dat veel mensen zich niet bewust zijn van de impact van bepaalde opmerkingen en dat deze een ander effect hebben dan ze eigenlijk zouden willen.

Onderaan de streep gaat dit vooral over het feit of je wel of niet bewust bent van je eigen gedrag en dat de manier waarop je iets zegt heel veel uitmaakt. 

5 meest gehoorde uitspraken die je beter kunt vermijden op de werkvloer

Om je concreet op weg te helpen en je (nog) bewuster te laten worden van het effect van bepaalde uitspraken, deel ik graag de 5 meest gehoorde uitspraken en wat de reden is dat je ze beter kunt vermijden. En zoals je me kent: ik doe er gelijk een tipje bij, zodat je weet wat je dan wél kunt zeggen.

Uitspraak 1: Dit vind ik wéér zo’n idee dat toch niet werkt

Tja… het is fijn dat je jouw ervaring deelt, maar op deze manier wijs je niet alleen dit idee af, maar ook de goede bedoelingen om iets te veranderen. Wat je beter kunt zeggen is: “Hoe kunnen we dit idee finetunen, zodat het deze keer wel een succes wordt?” Zo kap je het gesprek niet af, laat je zien dat je openstaat voor verandering en actief wilt meedenken.   

Uitspraak 2: Het gaat toch al goed zo

In negen van de tien gevallen lijkt het erop dat jij niet wilt veranderen of ontwikkelen in plaats van dat het echt om de inhoud gaat. Wat je slimmer zou kunnen doen in jouw reactie is: “Wat is de reden dat je graag naar een andere manier zoekt? Wat denk je dat het oplevert?” of “Wat kunnen wij er samen mee bereiken?” Hiermee ga je wellicht ook beter begrijpen waarom de ander ideeën aandraagt voor verandering. 

Uitspraak 3: Hoezo doen we het op deze manier? 

Uh… ja... zeker met een wat pittige toon in je stem, is dit linea recta een aanval. Wellicht is het meer je verbazing en verwondering die primair spreekt, maar dergelijke opmerkingen zorgen er vrijwel altijd voor dat iemand zich aangevallen voelt en zich gaat verdedigen. Dat levert meestal niet het gewenste effect op. Stel je zou zeggen: “Ik heb wellicht wel een suggestie hoe we hier slimmer mee om kunnen gaan. Sta je daarvoor open?” Dan vraag je zeker weten een andere reactie. Voordat je jouw mening erin knalt, creëer je namelijk eerst ruimte om echt met elkaar constructief het gesprek aan te gaan.  

Uitspraak 4: Ik denk persoonlijk niet dat dit werkt

Dat is heel fijn dat je dat persoonlijk denkt, maar eerlijk gezegd is het zakelijk minder belangrijk wat je persoonlijk vindt. Het is vaak veel waardevoller om jouw mening te horen als ervaringsdeskundige of vanuit je professie. Dus in plaats van dat je zegt wat je persoonlijke mening is, zou ik je eerder adviseren om te zeggen dat je op basis van je ervaringen in het werk een andere suggestie wilt doen. Dat is veel professioneler en je maakt daarmee een vakvolwassen indruk.  

Uitspraak 5: Als dit en dit niet geregeld is, ga ik dit ook niet doen

Eerlijk is eerlijk, dit is een beetje kinderachtig en je bent aan het dreigen. Sterker nog, je laat eigenlijk hetzelfde onvolwassen gedrag zien waarvan je bij een ander baalt. Wat je beter kunt doen is helder aangeven wat je verwacht en waar jij behoefte aan hebt. Maak daarnaast ook concrete afspraken met datums en/of deadlines erbij voor zaken die je graag geregeld wilt hebben. Zo kom je veel sterker over en zorg je ervoor dat jouw emoties niet de overhand nemen.  

Nog meer tips!

Dit zijn de 5 meest voorkomende uitspraken die ik hoor en die je beter op de werkvloer kunt vermijden. Als je de toelichting leest, snap je natuurlijk ook wel dat je deze uitspraken beter niet kunt doen. Sterker nog, ik wil je vooral meegeven wat je wél kunt zeggen in plaats van wat je niet kunt zeggen. Wil je nog meer tips daarover? In mijn volgende blog deel ik tien uitspraken waarmee jij je samenwerking met collega’s gemakkelijk kunt verbeteren. Stay tuned!