In controle zijn en blijven: 10 handige tips

In controle zijn gaat niet over altijd alles perfect kunnen plannen en dat alles dan vervolgens verloopt zoals je had bedacht. In controle zijn gaat wat mij betreft over dat jij bewust keuzes blijft maken over wat en wanneer je iets gaat doen, wat er ook gebeurt, waardoor jij echt de controle houdt. Lastig? Ja, dat is het zeker. Maar deze 10 tips gaan je daarbij helpen!

1. Gebruik een agenda voor meer controle en focus

Oh, het komt nog te vaak voor dat ik bij mensen kom die hun agenda niet of nauwelijks gebruiken. En dan bedoel ik niet privé, maar juist zakelijk. Weet je waarom ze dat niet doen? Omdat ze vinden dat er zoveel op een dag gebeurt, dat het niet te plannen is. Maar als ik ze dan vervolgens vraag of ze iedere dag weer nieuwe dingen doen die ze nog nooit eerder hebben gedaan, dan is het antwoord structureel “nee”. Herken jij je hier ook in en wil je meer in controle zijn? Dan helpt het om focus aan te brengen. Laten we beginnen met het gebruiken van je agenda en het inplannen van je hoofdtaken. En dat brengt ons gelijk bij tip twee!

2. Werk met blokken in je agenda

Pak eens een vel papier (of het een A4’tje is of de achterkant van het bonnetje dat nog in je broekzak zit maakt niet uit) en schrijf jouw tien meest voorkomende activiteiten op die je in een week doet. Schrijf er vervolgens achter hoeveel uur per week je ermee bezig denkt te zijn. En als laatste (ja, zo eenvoudig kan het zijn): open je agenda op een computer of laptop. In deze agenda ga je jouw ideale week maken, door de activiteiten die je hebt genoteerd in te plannen. Juist door vaste blokken te creëren voor je hoofdactiviteiten, maakt dat je meer een structuur, en dus controle, krijgt.

Hoe beter de structuur, des te meer ruimte voor avontuur.

Zorg dat jij je energie juist kan besteden aan de dingen die bijdragen aan jouw groei en niet aan het plannen van de activiteiten waarvan je toch al weet dat ze voorbij gaan komen.

Zoals ze vroeger altijd al zeiden: Rust, Reinheid & Regelmaat. Heel saai, maar wat mij betreft de allerbeste en fijnste basis van het leven.

3. Plan tijd om te plannen

Ja, I know. “Plan tijd om te plannen” klinkt natuurlijk supersuf. Maar echt waar, geloof me. Het belangrijkste is dat je überhaupt gaat plannen. En dat is geen quick fix: “Ik plan één keer mijn week, zowel werk als privé, en dan is het goed”.  Neeeee, plannen is een daadwerkelijke activiteit die je ook moet plannen. Ik besteed minimaal een kwartier per week aan het plannen en bijsturen van mijn agenda. Dit doe ik zodat ik zo effectief en productief mogelijk ben. Alles wat er gaandeweg per week insluipt, organiseer ik weer op dat moment. Het liefste plan ik aan het einde van de week mijn agenda voor de week erop, zodat ik lekker met een leeg hoofd het weekend in ga.

Ben je al aan de slag gegaan met punt twee? Hup, knal dan ook gelijk deze activiteit (en het wekelijks herhalen ervan) even in je agenda.

4. In controle zijn betekent onvoorziene tijd inplannen

Wil je het best bewaarde geheim weten van ultiem timemanagement, en dus in controle zijn? Ja, natuurlijk wil je dat! Het antwoord is: het plannen van onvoorziene tijd. Ja sorry, ik weet het… het is veel plannen ;).

In die keurige agenda van jou is alles helder en overzichtelijk, maar zo werkt het leven helaas niet altijd. Er gebeuren altijd wel wat onverwachte en onvoorziene dingen. De oplossing hiervoor is dus om minimaal twee keer per week onvoorziene tijd in te plannen.

Het is hierbij belangrijk dat je je dus niet laat leiden door de waan van de dag, maar dat wanneer er iets anders loopt dan verwacht je deze tijd kunt gebruiken om het op te vangen. Loopt het eens in de paar maanden allemaal lekker op rolletjes? Nou… dan houd je die onvoorziene tijd over. En ik kan je verklappen: dat is me toch een partij lekker!

5. De drie magische vragen voor controle

Vaak laten we alles maar op ons bordje gooien en ons ongelofelijk leiden door onze mailbox, waardoor we geen controle hebben. Ja, misschien overdrijf ik een beetje. Maar eerlijk is eerlijk, ik zie vaak genoeg dat mensen met allerlei taakjes bezig zijn, die ze eigenlijk niet hadden willen en moeten doen. Stel jezelf dus vanaf nu deze drie ‘magical questions’:

1. Moet het gebeuren?

Uuh, mails waarbij ik in de CC sta (of erger nog BCC)?... delete. Fantastische ideeën van je collega, maar die niet bijdragen aan het doel waar jij deze week mee bezig bent? Of vergaderingen waar je voor wordt uitgenodigd waarvan niet duidelijk is wat het doel is en waarom je erbij moet zijn…? Stel prioriteiten en bedenk of bepaalde zaken wel zinvol zijn voor jou.

2. Moet het nú gebeuren?

Stel het antwoord is “ja, het moet”. Dan is de volgende vraag: moet het nu?

Is dit echt een taak die stel op sprong moet gebeuren of is er geen man overboord als je het later oppakt? Maak dit voor jezelf helder.

Probeer je niet te veel te laten leiden door de vorm waarin iets geschreven of gezegd wordt, maar kijk vooral naar de inhoud.

3. En tot slot moet in het ik het doen?

Dit is een vrij cruciale vraag. Er kunnen namelijk een hele hoop vragen aan mij worden gesteld, maar als het over het algemeen niet bijdraagt aan mijn doelen of het hoort echt bij iemand anders dan ga ik er niet mee aan de slag.
 Zorg dat je de aapjes daar laat waar ze horen en zet ze niet allemaal op jouw schouder (ook al zijn ze misschien nog zo leuk… en schattig).

6. Leer om nee zeggen 

Oef, ik weet het. “Nee” zeggen vinden wij moeilijk! Maar oprecht, begin eens met de oefening om één keer per dag bewust ergens “nee” tegen te zeggen. Je zult zien dat er een nieuwe wereld van tijd, ruimte en zelfs controle voor je opengaat.
 

Durf jij de uitdaging aan?

Eén keer per dag “nee” zeggen tegen iets waar je normaal “ja” tegen zegt.

7. Stel doelen (weekdoelen) op voor jezelf

Hoe beter je weet wat je doelen zijn, des te gemakkelijker je keuzes kan maken waar je je tijd aan gaat besteden.

Sommige van ons werken wel al met doelen en zullen gemerkt hebben hoe waardevol dat is. Ik daag je uit om iedere week scherp te blijven en doelen te stellen. Vertaal deze ook naar je agenda, zodat je zeker weet dat jij tijd en energie besteedt om ze daadwerkelijk te halen.

8. To-do tijd plannen om controle te houden

Je kent ze wel… van die eindeloze lijstjes met taken. Taken die allemaal wel moeten, maar geen haast hebben. Ik sjouwde er eindeloos mee rond. Totdat ik to-do tijd ging inplannen. (Haha je dacht dat we niet meer op plannen terug zouden komen, hè?) Eens per week ga ik zitten om allerlei to-do’s, zoals afspraken, voorbereidingen, et cetera, uit te werken. Hier besteed ik ongeveer twee uur aan.
Maak hier ook gewoon standaard blokken van, zoals je bij tip twee hebt gedaan. Dat zorgt er echt voor dat je gestructureerd en georganiseerder bent. En ik hoef je volgens mij niet te vertellen wat dat dan oplevert ;).

9. Zet je telefoon uit voor focus en controle

We weten het allemaal, maar doe je het ook echt? Uit met die telefoon. Wanneer ik dingen moet uitwerken, focus nodig heb of echt in een blok zit waar ik mijn volledige aandacht voor nodig heb, dan zet ik mijn telefoon op stil en leg ik hem weg. Even één tot anderhalf uur zonder maakt dat ik niets mis, maar wel ultiem focus kan hebben en me echt meer in controle voel.

10. Zelf je mail ophalen voor minder afleiding

Niet alleen je telefoon kan onwijs afleiden, maar ook die mailtjes waarvan je telkens een notificatie krijgt. Ik plan altijd twee keer per dag een moment in waarop ik mailbox bijwerk. Ik zet hem de rest van de tijd ook echt uit en moet actief zelf mijn mail ophalen. Probeer het eens voor twee dagen. Ik ben heel benieuwd wat je gaat ervaren en wat het voor jou kan doen.