Wat is het toch fijn om een collega te hebben waar je perfect mee kan samenwerken. Jullie zitten al enige tijd in hetzelfde team, begrijpen elkaar en krijgen samen bergen werk verzet. Als je met haar mag werken, dan vliegt de dag als een speer voorbij. Zo lekker! Maar deze band heb je waarschijnlijk niet met elke collega. Je kunt er echter wel voor zorgen dat die band met andere collega’s beter wordt, door slimmer op ze te reageren. In dit blog geef ik je daarvoor 6 voorbeelden.
Je hebt het niet voor het uitkiezen
We kunnen onze collega’s helaas niet zelf uitkiezen (in de meeste gevallen ;)). Het is dan ook logisch dat je met de een net wat minder makkelijker samenwerkt dan met de ander. Diegene bedoelt het vast allemaal goed, maar jij irriteert je met grote regelmaat aan allerlei suggesties en opmerkingen waar je echt niets mee kan. Vol goede bedoelingen gaat ze bijvoorbeeld weer meedenken hoe jij het beste een klantgesprek kan aanpakken, al ken je zelf de context van de klant en de klant vele malen beter… pfff.
Het frustreert je enorm en het kost je bakken met energie, wat het resultaat dat jullie samen neer proberen te zetten waarschijnlijk niet ten goede komt. Herkenbaar?
Dan lucht het je misschien wel op als ik je vertel dat je die strijd en frustraties in grote mate kan voorkomen! Sterker nog, je kunt er zelfs voor zorgen dat jullie elkaar steeds beter gaan begrijpen. Hoe? Door slimmer op je collega’s te reageren. Hoe je dat precies doet, deel ik met je in dit blog aan de hand van 6 voorbeelden.
Slimmer reageren op je collega’s
Voordat ik losbarst met mijn voorbeelden wil ik je nog wat meegeven. Je kunt hier natuurlijk meteen mee aan de slag gaan, maar hé… don’t push it. Begin bijvoorbeeld eerst met één of twee manieren van reageren die jij het beste bij jou vindt passen en waarvan de uitspraken voor jou natuurlijk klinken. Vergeet niet dat samenwerken geen legging of topje is; het is niet one size fits all. Je hebt verschillende maten en je moet passen en meten om te ontdekken wat jullie het lekkerst zit ;)
Ben je er klaar voor? Daar gaan we!
1. Vraag om verduidelijking
Een collega geeft aan dat je het “beter” zou moeten weten of een bepaalde taak “anders” zou moeten doen. Oef, dat kan heel frustrerend zijn. Allerlei goed bedoelde adviezen over hoe je bijvoorbeeld een lastig gesprek kunt aanpakken, terwijl ze niet eens goed de context kent.
In plaats van er meteen mee aan de slag te gaan of in de verdediging te schieten, kun je in deze situatie het beste het volgende vragen: “Kun je verduidelijken wat je met ‘beter’ of ‘anders’ bedoelt?” Dan krijg je namelijk eerst meer input en informatie van de ander, waardoor je daarna vaak beter in staat bent een betere reactie terug te geven.
2. Vraag om de reden in plaats van de waarom
In jouw ogen heeft jouw collega niet op de juiste wijze gehandeld. Of sterker nog, diegene heeft er een zooitje van gemaakt omdat hij niet de juiste instructies op heeft gevolgd. Jullie hebben nu een boze klant aan de lijn, wat in jouw ogen nergens voor nodig was geweest.
Dit kun je natuurlijk meteen terugkoppelen aan diegene. Je kunt zeggen dat hij of zij een prutser is en het slecht heeft gedaan, maar je kunt denk ik wel raden wat voor effect dat heeft. Je kunt misschien beter achterhalen wat er heeft plaatsgevonden. “Wat is de reden dat je het zo hebt aangepakt?
Let op: gebruik zoveel mogelijk “Wat is de reden…” i.p.v. waaromvragen. Bij een waaromvraag is het effect verwijtend in taal en gaat iemand zich meteen verdedigen. Wanneer je vraagt naar een reden, is het effect dat je het beter wilt begrijpen waardoor iemand zich nader gaat verklaren. Dat is natuurlijk een stuk aangenamer.
3. Zorg ervoor dat je de verwachtingen helder hebt
Je collega geeft aan dat een taak die je hebt uitgevoerd niet goed is gegaan en dat je het nogmaals moet doen. Of iemand legt een opdracht bij je neer, waarvan je maar voor 90% begrijpt wat de bedoeling is. “Zou jij voor mij nogmaals naar dat document willen kijken? Ik denk dat we op sommige punten in ons voorstel niet scherp genoeg zijn en de klantbehoeften niet goed uitleggen.”
Ga je normaal gesproken in zo’n situatie meteen vol goede moed aan de slag om zo het gesprek met, eventueel vervelende, collega’s te vermijden? Probeer dan toch eens een keer om in rust wél het gesprek aan te gaan, zodat je zeker weet wat er van je wordt verwacht. Dat is fijner dan dat je achteraf meer ‘gezeik’ hebt omdat je het (weer) niet goed hebt opgepakt.
Ik denk altijd maar zo: liever nu 2 minuten extra tijd, dan later een half uur of uur gezeik. Je kunt in zo’n situatie bijvoorbeeld vragen: “Ik wil het graag goed begrijpen. Wat verwacht je concreet van me?”
Geloof me, verwachtingsmanagement heeft een grote invloed op de samenwerking. De irritatie om het extra te moeten vragen is vaak minder groot dan de frustratie als het daarna toch (weer) niet goed is.
4. Praat in de we-vorm
Heb je het gevoel dat die collega wéér iets over de spreekwoordelijke schutting gooit, terwijl jij het ook hartstikke druk hebt?
In plaats van dat je je er meteen aan ergert en je er maar bij neerlegt, kun je bijvoorbeeld reageren met: “Fijn dat je het vertrouwen hebt dat ik het kan. Zullen we het samen even goed bekijken, zodat we de juiste verdeling hebben en we zekerste weten het juiste doen?” Door in de we-vorm te blijven spreken doe je een beroep op de gezamenlijke verantwoordelijkheid. Je ontloopt de taak niet en gooit hem ook niet even hard terug. Jij gaat op deze manier erboven staan en kan er zo voor zorgen dat jullie samen de juiste werkwijze met de juiste verdeling aangaan.
5. Geef het aan als je slecht bent geïnformeerd
Je bent ergens aan begonnen en beseft halverwege dat je je hebt laten strikken voor een megagrote taak, wat je helemaal niet ziet zitten. Jammer joh… of toch niet? ;)
In deze situatie kun je het volgende reageren: “Hoi collega. Ik ben eraan begonnen en het begin staat. Echter komt ik tot inzicht dat het meer werk is dan je had aangegeven. Graag kijk ik met je naar wat een haalbare verdeling is. Wanneer zou dat voor je passen?” Een van de grootste misverstanden is dat wanneer we op het werk ergens ‘ja’ op hebben gezegd, maar slecht zijn geïnformeerd over de impact, we alsnog geheel verantwoordelijk zijn om het af te ronden. Dat hoeft echt niet, mits je het netjes aanpakt en het in goed overleg terugkoppelt, zodat je een nieuwe verdeling en afspraken kunt maken.
6. Haal je de deadline niet? Geef het eerlijk aan en vertel wat wél kan
Ojee, je hebt een deadline voor je project en weet dat het heel belangrijk is, maar je gaat het echt niet halen. Nu kan je natuurlijk je kop in het zand steken en toch eindeloos door bikkelen, in de hoop dat je zo ver als mogelijk komt. Of dat je niet de kwaliteit levert die je zou willen en hoopt met minder weg te komen. Is dat handig voor de samenwerking? Nee. Zeker niet. Maar dat weet jij ook wel ;). Dus wat dan wel?
Je kunt het volgende communiceren naar je collega: “Ik ben met ervan bewust dat het af moet, maar dit gaat helaas niet lukken. Graag wil ik even met je overleggen wat wél. Dat is dit, dit en dit.” Geef het eerlijk aan en stel je kwetsbaar op. Maar kom altijd ook met wat wél kan. Zo verras je op het moment van de deadline je collega niet. Je pakt toch de verantwoordelijkheid en kunt samen met je collega de beste keuze maken. Dat noem ik nu teamwork :).
Nog één extra tip!
That’s it. Ga jezelf niet verdedigen en leg niet extra uit hoe jij het ziet, dat geeft alleen maar meer voer voor discussie. Stel dat je toch iets meer wilt geven in reactie en aan wilt geven dat jij er anders over denkt, kan je ook zeggen: “Ik zie het anders. Maar het is interessant hoe jij ernaar kijkt, vertel me meer.” Dit wil nog steeds niet zeggen dat jij het allemaal aan moet nemen, maar de ander voelt zich wel meer gehoord en kan wellicht, door wat meer te vertellen, je wel nog iets waardevols geven.
Investeer tijd in het verbeteren van de samenwerking
Wanneer een samenwerking niet lekker loopt, schieten we vaak in de verdediging of raken we ongeduldig. Terwijl het juist de kunst is om te luisteren naar de ander en aandacht te hebben om elkaar beter te begrijpen. Natuurlijk is dat niet altijd gemakkelijk, maar een samenwerking die niet goed loopt is zekerste weten nog veel lastiger. Af en toe investeren door anders te reageren, kan je een hoop brengen! Doe er je voordeel mee :)
